在现代办公活动中，资料文件的保密性被越来越多的办公人士所接受，在以往对保密资料需要送到专门销毁的地方进行焚烧工作，会导致十分不便的后果。如果对保密资料使用切纸机的话就可以预防不便。 在很久之前，切纸机会被认为技术含量比较低，但是随着科学技术的进步电脑成为了办公的核心内容。光盘等载体代替了纸张成为了人们主要对文字信息记录的工具，这样的话就会对切纸机设备提出更高的标准要求。 不同的切纸机可以使用在不同的场合，如果是一般性的办公场合就要使用段状、粒状、条状的就可以了。但是如果对保密的要求比较高的话就需要用沫状的。采用四把刀组成切纸机是最先进的工作方式，能够达到保密的效果。
